Tesis Erişim ve Güvenlik

Tesis Erişim ve Güvenlik Kuralları Ekoda tesislerinde erişim ve güvenlik uygulamaları, müşterilerin depolama alanlarına ihtiyaç duyduklarında ulaşabilmesini sağlarken tesis içerisindeki kişilerin, eşyaların ve ortak alanların güvenliğini korumak amacıyla birlikte yönetilir.

Her müşterinin yalnızca yetkili olduğu alanlara erişmesi, giriş ve çıkış prosedürlerine uyması ve tesis güvenlik sistemlerini doğru kullanması güvenli depolama ortamının devamlılığı açısından önemlidir.

Tesislerin fiziksel yapısı ve erişim modeli farklılık gösterebildiğinden müşterinin hizmet aldığı tesise ait güncel erişim saatleri ve özel kullanım koşulları esas alınır.

Ekoda müşterileri, hizmet aldıkları tesisin güncel erişim koşulları doğrultusunda kendilerine tahsis edilen depolama alanlarına erişebilir.

Bazı tesislerde 7/24 erişim imkânı bulunabilirken bazı tesislerde belirli saatler veya randevu sistemi uygulanabilir.

Erişim koşulları;

• tesisin fiziksel yapısı,
• güvenlik sistemi,
• bina yönetimi,
• operasyonel gereklilikler,
• bakım çalışmaları,
• resmi düzenlemeler
• veya olağanüstü durumlar

nedeniyle farklılık gösterebilir.

Bu nedenle internet sitesinde veya daha önce yapılan bilgilendirmede bulunan genel ifadeler yerine hizmet alınan tesis için açıklanan güncel erişim koşulları dikkate alınmalıdır.

Yetkili Erişim Kişisel depolama hizmetinde müşteriye tahsis edilen alan müşterinin özel kullanımına sunulur.

Depolama alanına erişim hakkı kural olarak müşteriye ve müşterinin usulüne uygun biçimde yetkilendirdiği kişilere aittir.

Müşterinin kendi kilidini kullandığı kişisel depolama modelinde depo anahtarlarının kontrolü müşteridedir.

Normal hizmet akışı içerisinde Ekoda çalışanlarının müşteriye özel depolama alanlarını rutin olarak açması veya içerisindeki eşyaları kontrol etmesi söz konusu değildir.

Depolama alanının özel olması, müşterinin kendi erişim güvenliğini koruma sorumluluğunu da beraberinde getirir.

Anahtar ve Kilit Güvenliği Müşteri kendisine tahsis edilen alanda kullanılan kilit ve anahtarların güvenliğinden sorumludur.

Anahtarların;

• güvenilir olmayan kişilerle paylaşılmaması,
• açık veya kolay erişilebilir yerlerde bırakılmaması,
• kayıp veya çalınma halinde güvenlik durumunun yeniden değerlendirilmesi

önerilir.

Anahtarın kaybolması veya yetkisiz bir kişinin anahtara ulaşmış olabileceğinden şüphe edilmesi halinde kilidin değiştirilmesi en güvenli yöntem olabilir.

Bu durumda gerekli olması halinde Ekoda ekibine bilgi verilmelidir.

Yetkilendirilmiş Kişiler Müşteri depolama alanına başka bir kişinin erişmesine izin vermek isteyebilir.

Yetkilendirmenin tesis güvenlik prosedürleri doğrultusunda gerçekleştirilmesi gerekir.

Yetkilendirilen kişinin;

• tesis kurallarına uyması,
• yalnızca izin verilen alanları kullanması,
• müşteriye ait erişim bilgilerini başka kişilerle paylaşmaması

gerekir.

Müşteri tarafından verilen erişim yetkisinin artık geçerli olmaması halinde müşterinin gerekli güvenlik önlemlerini alması ve gerekiyorsa Ekoda'ya bilgi vermesi gerekir.

Bir kişiye geçmişte erişim izni verilmiş olması, müşterinin bu yetkiyi süresiz olarak devam ettirmek zorunda olduğu anlamına gelmez.

Başka Bir Kişinin Erişim Bilgilerini Kullanmayın Tesis erişimi kişiye veya müşteriye tanımlanan yetkiler doğrultusunda gerçekleştirilmelidir.

Başka bir müşterinin;

• anahtarının,
• giriş kodunun,
• kartının,
• dijital erişim bilgisinin
• veya başka bir güvenlik aracının

kullanılması uygun değildir.

Aynı şekilde müşteriler kendi erişim bilgilerini tesise erişim yetkisi bulunmayan kişilere vermemelidir.

Yetkisiz Kişilerin Tesise Girmesine İzin Vermeyin Giriş ve çıkış sırasında kapının arkanızdan kapanmasını beklemeden tanımadığınız bir kişinin sizin erişiminizi kullanarak tesise girmesine izin vermemelisiniz.

Özellikle otomatik kapı veya kontrollü giriş sistemlerinde müşterinin ardından başka bir kişinin izinsiz şekilde geçmeye çalışması güvenlik riski oluşturabilir.

Böyle bir durum fark edilirse kişiyle doğrudan karşı karşıya gelmek yerine Ekoda ekibine bilgi verilmesi daha güvenli olabilir.

Kendi erişiminizin güvenli olması kadar sizinle birlikte kimlerin tesise girdiğine dikkat etmek de tesis güvenliğinin bir parçasıdır.

Giriş ve Çıkış Noktaları Müşteriler tesise yalnızca kullanımına izin verilen giriş ve çıkış noktalarından erişmelidir.

Personel alanları, teknik alanlar, servis bölümleri veya müşterilerin kullanımına açık olmayan kapılar erişim amacıyla kullanılmamalıdır.

Acil çıkış kapıları yalnızca ilgili güvenlik ve acil durum koşulları doğrultusunda kullanılmalıdır.

Güvenlik amacıyla kapalı veya sınırlandırılmış bir alanın fiziksel engellerini aşmaya çalışmak yasaktır.

Tesis Bazında Erişim Saatleri Ekoda tesislerinin erişim saatleri aynı olmak zorunda değildir.

Müşteriler hizmet aldıkları tesisin;

• güncel erişim saatlerini,
• hafta sonu uygulamalarını,
• randevu gerekliliklerini,
• mesai dışı giriş prosedürlerini

kontrol etmelidir.

Tesis erişim saatleri internet sitesinde, hizmet sözleşmesinde veya Ekoda tarafından gerçekleştirilen güncel bilgilendirmelerde belirtilebilir.

Erişim koşullarında değişiklik yapılması gerektiğinde müşterilerin uygun iletişim kanalları üzerinden bilgilendirilmesi amaçlanır.

• 7/24 Erişim Ne Anlama Gelir?

Bir tesiste 7/24 erişim sunulması, müşterinin kendi depolama alanına tesisin belirlenen erişim sistemi doğrultusunda günün farklı saatlerinde ulaşabilmesini ifade eder.

Bu durum;

• tesisin tüm hizmet birimlerinin 24 saat personelli çalıştığı,
• her operasyonel hizmetin gece saatlerinde sunulduğu,
• büyük sevkiyatların herhangi bir bildirim gerektirmeden yapılabileceği

anlamına gelmeyebilir.

Gece veya mesai dışı saatlerde gerçekleştirilecek büyük yükleme ve boşaltma operasyonları için tesise özel koşullar ayrıca uygulanabilir.

Geçici Erişim Kısıtlamaları Tesis erişiminin güvenlik veya operasyonel nedenlerle geçici olarak sınırlandırılması gerekebilir.

Örneğin;

• yangın veya güvenlik olayı,
• teknik arıza,
• elektrik veya otomasyon problemi,
• acil bakım,
• doğal afet,
• resmi makam talimatı,
• tesis içerisinde risk oluşturan başka bir olay

erişimin geçici olarak değiştirilmesini gerektirebilir.

Bu tür durumlarda öncelik insanların ve tesisin güvenliğinin korunmasıdır.

Koşullar normale döndüğünde erişimin mümkün olan en kısa sürede normal düzene dönmesi hedeflenir.

Kamera ile İzleme Ekoda tesislerinde ortak alanların güvenliğini desteklemek amacıyla güvenlik kameralarından yararlanılır.

Kamera sistemleri;

• giriş ve çıkışların,
• koridorların,
• yükleme ve boşaltma bölgelerinin,
• ortak kullanım alanlarının,
• tesis güvenliği açısından gerekli diğer noktaların

izlenmesini destekleyebilir.

Kamera kayıtlarının işlenmesine ilişkin kişisel veri süreçleri Kamera Kayıtları Aydınlatma Metni kapsamında ayrıca açıklanmaktadır.

Kamera sistemlerinin görüşünün kasıtlı olarak engellenmesi veya cihazlara müdahale edilmesi yasaktır.

Hırsız Alarm Sistemleri Ekoda tesislerinde fiziksel güvenliği desteklemek amacıyla hırsız alarm sistemlerinden yararlanılmaktadır.

Alarm sistemlerinin herhangi bir bileşeninin;

• kapatılmaya çalışılması,
• fiziksel olarak engellenmesi,
• izinsiz şekilde ayarlarının değiştirilmesi
• veya gereksiz şekilde tetiklenmesi

uygun değildir.

Alarm sisteminde olağan dışı bir durum fark edildiğinde Ekoda ekibine bilgi verilmelidir.

Yangın Güvenliği Yangın güvenliği, tesis erişimi kadar önemli bir güvenlik unsurudur.

Ekoda tesislerinde yangın alarm ve yangın güvenliği sistemlerinden yararlanılmaktadır.

Müşteriler;

• yangın ekipmanlarının önünü kapatmamalı,
• acil çıkış yollarına eşya bırakmamalı,
• sensör veya alarm sistemlerine müdahale etmemeli,
• açık alev kullanmamalı,

yanıcı veya patlayıcı yasaklı maddeleri tesise getirmemelidir.

Acil durumda güvenlik yönlendirmelerine uyulması gerekir.

Acil Çıkışların Açık Tutulması Acil çıkış kapıları ve bu kapılara ulaşan yollar hiçbir koşulda depolama amacıyla kullanılamaz.

Kutular, mobilyalar, paletler, taşıma arabaları veya diğer eşyalar acil çıkışı engelleyecek biçimde bırakılmamalıdır.

Acil çıkış işaretlerinin veya aydınlatmalarının önü kapatılmamalıdır.

Ortak alanda birkaç dakikalığına bırakılan bir eşya bile acil durumda ciddi bir güvenlik riski oluşturabilir.

Koridorların Güvenliği Koridorlar müşterilerin depolama alanlarına güvenli biçimde ulaşabilmesi için açık tutulmalıdır.

Koridorlarda;

• kalıcı eşya depolanamaz,
• paketleme malzemesi bırakılamaz,
• taşıma ekipmanı terk edilemez,

geçişi daraltacak istifleme yapılamaz.

Yükleme veya eşya taşıma sırasında koridor kısa süreli olarak kullanılıyorsa işlem tamamlandıktan sonra alan boşaltılmalıdır.

Yükleme ve Boşaltma Alanları Ekoda tesislerinde bulunan yükleme ve boşaltma alanları ortak operasyon alanlarıdır.

Bu alanların yalnızca eşya giriş ve çıkışı için gerekli süre boyunca kullanılması gerekir.

Araç veya eşya;

• diğer müşterilerin geçişini,
• tesis girişini,
• acil müdahale yollarını,
• yangın ekipmanlarını

engelleyecek şekilde bırakılmamalıdır.

Yoğun veya yüksek hacimli sevkiyatlarda önceden Ekoda ile iletişim kurulması operasyonun daha güvenli ve düzenli yürütülmesine yardımcı olabilir.

Araç Kullanımı Araç girişine izin verilen tesislerde sürücüler tesis içerisindeki trafik ve güvenlik kurallarına uymalıdır.

Araç kullanırken;

• düşük ve güvenli hız tercih edilmeli,
• yayalara öncelik verilmeli,
• yükleme alanlarında dikkatli hareket edilmeli,

belirtilen park ve bekleme alanları kullanılmalıdır.

Araçların yangın yollarını, kapıları veya diğer müşterilerin erişimini engelleyecek biçimde bırakılmaması gerekir.

Motorun kapalı olması gereken kapalı alanlarda araç gereksiz şekilde çalışır durumda bırakılmamalıdır.

Taşıma Ekipmanlarının Kullanımı Tesislerde müşterilerin kullanımına sunulan taşıma arabaları, transpalet veya benzeri ekipmanlar yalnızca kullanım amaçlarına uygun şekilde kullanılmalıdır.

Ekipman;

• kapasitesinin üzerinde yüklenmemeli,
• insan taşımak amacıyla kullanılmamalı,
• çocukların kullanımına bırakılmamalı,

kullanım sonrasında geçiş alanında bırakılmamalıdır.

Hasarlı veya güvenli olmadığından şüphe edilen ekipman kullanılmadan Ekoda ekibine bildirilmelidir.

Asansör Kullanımı Asansör veya yük platformu bulunan tesislerde belirtilen kapasite sınırlarına ve kullanım kurallarına uyulmalıdır.

Ağır veya büyük eşyaların taşınmasında yük kapasitesi aşılmamalıdır.

Kapıların zorlanması, sensörlerin engellenmesi veya asansörün amacı dışında kullanılması güvenlik riski oluşturabilir.

Teknik sorun yaşanması halinde ekipmana müdahale edilmemeli ve Ekoda'ya bilgi verilmelidir.

Çocukların Güvenliği Depolama tesisleri aktif eşya hareketinin bulunduğu operasyonel alanlardır.

Çocukların;

• yükleme ve boşaltma alanlarında,
• araçların bulunduğu bölgelerde,
• taşıma ekipmanlarının çevresinde,
• teknik alanlarda

kontrolsüz şekilde bulunmaması gerekir.

Çocuklarla birlikte tesisi ziyaret eden müşterilerin gerekli gözetimi sağlaması önemlidir.

Ziyaretçiler Müşteriyle birlikte tesise gelen ziyaretçiler de tesis güvenlik kurallarına uymalıdır.

Müşteri, kendi daveti veya yetkilendirmesiyle tesise gelen kişilerin güvenlik kurallarına uygun davranmasını sağlamalıdır.

Ziyaretçi, başka müşterilere ait alanlara veya tesisin yetkisiz bölümlerine erişmemelidir.

Personel ve Teknik Alanlara Giriş Elektrik panoları, güvenlik sistemleri, otomasyon cihazları, yangın sistemleri, sunucu veya teknik ekipmanların bulunduğu alanlar yalnızca yetkili kişiler tarafından kullanılabilir.

Müşterilerin bu bölümlere girmesi veya teknik ekipmanlara müdahale etmesi yasaktır.

Teknik bir sorun fark edildiğinde sorun müşterinin kendisi tarafından çözülmeye çalışılmamalıdır.

Güvenlik Sistemlerine Müdahale Yasaktır

Tesis içerisinde bulunan;

• güvenlik kameraları,
• alarm sistemleri,
• yangın sensörleri,
• erişim kontrol cihazları,
• kapı mekanizmaları,
• teknik sensörler,
• acil durum ekipmanları
• güvenlik altyapısının parçalarıdır.

Bu ekipmanların üzerinin kapatılması, yerinin değiştirilmesi, bağlantısının kesilmesi veya başka şekilde işlevinin engellenmesi yasaktır.

Şüpheli Durumların Bildirilmesi Tesis içerisinde güvenlik açısından olağan dışı bir durum fark edilmesi halinde Ekoda'ya bilgi verilmesi önerilir.

Örneğin;

• tanınmayan bir kişinin kontrollü alana girmeye çalışması,
• açık bırakılmış güvenlik kapısı,
• hasarlı kilit,
• duman veya yanık kokusu,
• su sızıntısı,
• alarm veya güvenlik sistemindeki sorun,
• terk edilmiş şüpheli eşya

bildirilmesi gereken durumlar arasında olabilir.

Şüpheli bir durumda müşterinin kendi güvenliğini riske atacak şekilde müdahale etmesi beklenmez.

Güvenlik Olaylarında Müdahale Tesis içerisinde hırsızlık şüphesi, yangın, ciddi teknik arıza, sağlık acil durumu veya benzeri bir güvenlik olayı meydana gelmesi halinde olayın niteliğine göre Ekoda'nın acil durum prosedürleri uygulanabilir.

Gerekli durumlarda;

• tesis erişimi geçici olarak sınırlandırılabilir,
• ilgili alan boşaltılabilir,
• kolluk kuvvetleri,
• itfaiye,
• sağlık ekipleri
• veya diğer yetkili kurumlarla

iletişime geçilebilir.

Müşterilerin acil durumlarda personel ve yetkili kurumların yönlendirmelerine uyması gerekir.

Kişisel Depolama Alanına Acil Müdahale Kişisel depolama alanının müşteriye özel olması temel prensiptir.

Bununla birlikte yangın, su baskını, ciddi sağlık veya güvenlik riski, tesis bütünlüğünü etkileyen bir olay, yetkili makam talebi veya yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği zorunlu bir durum ortaya çıkarsa sözleşme ve mevzuat kapsamında gerekli güvenlik müdahaleleri değerlendirilebilir.

Bu tür durumlar rutin erişim olarak değerlendirilmez ve yalnızca olayın gerektirdiği ölçüde ele alınmalıdır.

Güvenlik Kayıtlarının Gizliliği Kamera görüntüleri, erişim kayıtları ve güvenlikle bağlantılı diğer bilgiler yalnızca ilgili amaçlarla ve yetkili kişiler tarafından kullanılmalıdır.

Bir müşterinin başka bir müşteriye ilişkin güvenlik kayıtlarına doğrudan erişim hakkı bulunduğu varsayılmamalıdır.

Görüntü veya kayıt talepleri;

• kişisel verilerin korunması,
• diğer kişilerin hakları,
• olayın niteliği
• ve ilgili hukuki gereklilikler

dikkate alınarak değerlendirilir.

Güvenlik Olayı Sonrasında Kayıt Talebi Müşteri belirli bir olayla ilgili kamera kaydı veya başka bir güvenlik bilgisinin korunmasının gerekli olduğunu düşünüyorsa mümkün olduğunca hızlı biçimde Ekoda'ya bildirim yapmalıdır.

Bildirimde;

• tesis,
• tarih,
• yaklaşık saat,
• olayın gerçekleştiği bölüm,
• olayın kısa açıklaması

gibi bilgilerin verilmesi ilgili kaydın tespit edilmesini kolaylaştırabilir.

Kayıtların müşteriye doğrudan verilmesi ise KVKK ve diğer kişilerin hakları dikkate alınarak ayrıca değerlendirilir.

Erişim Yetkisinin Geçici Olarak Sınırlandırılması

Müşterinin veya yetkilendirdiği kişinin;

• tesis güvenliğini ciddi biçimde tehlikeye atması,
• güvenlik sistemlerine müdahale etmesi,
• yasaklı madde bulundurması,
• başka müşterilerin alanlarına izinsiz erişmeye çalışması,
• tesis içerisinde yasa dışı faaliyet yürütmesi
• gibi durumlarda ilgili sözleşme ve yürürlükteki mevzuat çerçevesinde gerekli güvenlik tedbirleri

uygulanabilir.

Acil güvenlik riski bulunuyorsa öncelikle riskin ortadan kaldırılması amaçlanır.

Gece ve Mesai Dışı Erişim Mesai dışı erişime izin verilen tesislerde müşterilerin özellikle sessizlik, güvenlik ve kontrollü giriş kurallarına dikkat etmesi gerekir.

Gece saatlerinde büyük sevkiyat, yüksek ses oluşturabilecek taşıma faaliyeti veya özel operasyon gerçekleştirilmesi planlanıyorsa tesise özel uygulamalar önceden kontrol edilmelidir.

7/24 erişim hakkı, diğer müşterilerin güvenliğini veya tesis düzenini olumsuz etkileyecek faaliyetlerde bulunma hakkı vermez.

Ekoda tesisleri kamera, alarm, yangın güvenliği ve erişim sistemleriyle desteklenmektedir.

Ancak teknolojik güvenlik önlemleri tek başına yeterli değildir.

Müşterilerin;

• erişim bilgilerini koruması,
• yetkisiz kişilerin girişine izin vermemesi,
• ortak alanları açık bırakması,
• güvenlik ekipmanlarına müdahale etmemesi
• ve şüpheli durumları bildirmesi

sistemin etkin çalışmasına doğrudan katkı sağlar.

Güvenli depolama, tesis altyapısı ile kullanıcıların doğru davranışlarının birlikte oluşturduğu bir sistemdir.

Güncel Tesis Bilgilerini Kontrol Edin Ekoda tesislerinin erişim saatleri ve bazı operasyonel uygulamaları birbirinden farklı olabilir.

Bu nedenle ziyaret öncesinde özellikle;

• erişim saatlerini,
• hafta sonu uygulamasını,
• randevu gerekliliğini,
• büyük yükleme veya sevkiyat koşullarını

hizmet aldığınız tesis için kontrol etmenizi öneriyoruz.

Güncel tesis bilgilerine ekoda.com.tr üzerinden veya Ekoda müşteri hizmetlerinden ulaşabilirsiniz.