Sözleşme Sonlandırma

Sözleşme Sonlandırma Süreci Ekoda'da depolama hizmetinizi sona erdirmek istediğinizde sözleşmenin doğru zamanda sonlandırılması, eşyaların depolama alanından tamamen çıkarılması ve alanın teslim sürecinin tamamlanması gerekir.

Sözleşme sonlandırma koşulları kullanılan hizmet türüne ve müşteriye özel sözleşmeye göre değişebilir.

Bu nedenle imzalanmış güncel sözleşmeniz her zaman temel referanstır.

Aşağıdaki bilgiler Ekoda'daki genel sözleşme sonlandırma sürecini açıklamaktadır.

Sözleşme Süresi Ekoda depolama sözleşmesi, müşteri tarafından seçilen kiralama süresi doğrultusunda düzenlenir ve sözleşmede belirtilen dönem boyunca geçerlidir.

Kişisel depolama, ticari depolama, araç depolama, Ekoda Plus+ veya diğer hizmet modellerinde minimum kullanım süresi ve sözleşme koşulları birbirinden farklı olabilir.

Bu nedenle hizmetinizi sonlandırmadan önce sözleşmenizde bulunan;

• başlangıç tarihini,
• bitiş tarihini,
• bildirim süresini,
• ödeme durumunu,
• varsa kampanya veya uzun dönem indirim koşullarını

kontrol etmeniz önerilir.

• Sözleşme Süresi Dolduğunda Ne Olur?

Sözleşme süresinin sona ermesi, sözleşmenin her durumda otomatik olarak kapandığı anlamına gelmez.

Ekoda operasyon birimine yazılı olarak sözleşmeyi devam ettirmek istemediğinizi bildirmediğiniz sürece sözleşmeniz, mevcut sözleşmede belirtilen yenileme koşulları doğrultusunda devam edebilir.

Bu nedenle depolama hizmetini sona erdirmek istiyorsanız yalnızca sözleşme bitiş tarihinin gelmesini beklememeniz gerekir.

Çıkış planınızı Ekoda operasyon birimine yazılı olarak bildirmeniz önemlidir.

Depolama alanınızı teslim etmek istediğinizde Ekoda operasyon birimine yazılı bildirim yapılmalıdır.

Mevcut Ekoda uygulamasında bildirim için:

• [email protected]

e-posta adresi kullanılmaktadır.

Bildirimde mümkün olduğunca aşağıdaki bilgilere yer verilmesi önerilir:

Ad ve soyad / şirket unvanı Sözleşme veya müşteri bilgisi Hizmet alınan Ekoda tesisi Depolama alanı veya oda numarası Planlanan çıkış tarihi İletişim bilgileri Varsa özel teslim veya taşıma talebi Yazılı bildirim, hem müşterinin talebinin kayıt altına alınmasını hem de Ekoda'nın çıkış işlemlerini planlamasını kolaylaştırır.

Sözleşme Bitiminde Çıkış Sözleşme süresinin sonunda depolama hizmetine devam etmek istemiyorsanız depolama alanınızı sözleşmede belirtilen süreyi aşmadan boşaltmanız gerekir.

Tüm kişisel eşyalar ve müşteriye ait malzemeler alandan çıkarılmalıdır.

Alan teslim edilirken mümkün olduğunca ilk teslim edildiği koşullara uygun şekilde;

• boş, temiz ve müşterinin kullanımından kaynaklanan olağan dışı bir hasar bulunmadan

teslim edilmelidir.

Müşterinin kendi kilidini kullandığı depolama alanlarında kilidin de çıkış sırasında kaldırılması gerekir.

• Sözleşme Süresinden Önce Çıkabilir Miyim?

Evet.

Ekoda'nın genel kişisel depolama uygulamasında müşteri sözleşmede belirtilen süreden önce depolama hizmetini sona erdirebilir.

Erken çıkış planlanması halinde Ekoda operasyon birimine en az 3 gün önceden yazılı bildirim yapılması gerekir.

Bildirim:

• [email protected]

adresine gönderilmelidir.

Hizmet türüne özel farklı bir hüküm bulunması halinde müşterinin imzaladığı güncel sözleşmedeki koşullar esas alınır.

• Erken Çıkış Tarihi Nasıl Belirlenir?

Erken çıkışta yalnızca e-postanın gönderildiği tarih değil, depolama alanının fiilen boşaltıldığı ve teslim işlemlerinin tamamlandığı tarih önemlidir.

Müşterinin;

• tüm eşyalarını çıkarması,
• depolama alanını boş bırakması,
• kendi kilidini kaldırması,
• varsa teslim işlemlerini tamamlaması

gerekir.

Ekoda'nın mevcut uygulamasında kira hesabının başlangıcı ile depolama alanındaki kilidin çıkarıldığı teslim tarihi arasındaki dönem dikkate alınmaktadır.

Bu nedenle eşyalarınızı çıkardıktan sonra alanı teslim etmeden veya kilidi üzerinde bırakarak tesisten ayrılmamanız önemlidir.

Erken Çıkışta Kullanılmayan Günlerin Bedeli

Ekoda'nın mevcut genel sözleşme uygulamasına göre müşteri erken çıkış yaptığında;

• alanı belirtilen tarihte hasarsız ve masrafsız şekilde boşaltmışsa,
• teslim işlemini tamamlamışsa,
• sözleşme başlangıcından teslim tarihine kadar olan döneme ilişkin kira borcu bulunmuyorsa,

kalan kira süresine ilişkin ödeme yükümlülüğü sona erebilir.

Peşin ödeme yapılmışsa kullanılmayan dönemlere ilişkin tutarın hesaplanması mevcut sözleşme ve ödeme koşullarına göre gerçekleştirilir.

Kesin iade tutarı, kullanılan gerçek süre ve müşterinin yararlandığı kampanya veya indirim koşulları dikkate alınarak hesaplanır.

Uzun Dönem İndirimli Sözleşmelerde Erken Çıkış Uzun süreli kiralama için peşin ödeme veya özel indirim uygulanmışsa erken çıkışta farklı bir hesaplama yapılabilir.

Ekoda'nın mevcut uygulamasına göre uzun dönem kiralama koşulları tamamlanmadan sözleşme sona erdirildiğinde, müşterinin yararlandığı uzun dönem indirim hakkı ortadan kalkabilir.

Bu durumda müşterinin gerçekten kullandığı dönem için kira bedeli standart kiralama fiyatları üzerinden yeniden hesaplanabilir.

Örneğin müşteri uzun dönemli ödeme nedeniyle indirimli fiyat kullanmış ancak anlaşılan uzun dönem

tamamlanmadan çıkmışsa;

Gerçek kullanım süresi belirlenir.

Kullanılan dönem standart kira fiyatı üzerinden hesaplanır.

Hesaplanan tutar müşterinin daha önce yaptığı toplu ödemeden düşülür.

Varsa kalan bakiye müşteriye iade edilir.

Bu nedenle uzun dönem peşin ödeme yapan müşterilerin erken çıkış kararından önce olası hesaplamayı Ekoda operasyon biriminden istemesi önerilir.

Kampanya Koşullarını Kontrol Edin Bazı Ekoda hizmetlerinde 6 aylık veya 12 aylık kiralamalara özel indirimler sunulabilir.

Kampanya veya dönemsel avantaj kapsamında alınan bir fiyatın koşulları tamamlanmadan hizmetin sonlandırılması, ilgili indirim hakkının yeniden değerlendirilmesine neden olabilir.

Her kampanyanın koşulları aynı olmak zorunda değildir.

Bu nedenle müşterinin;

• kampanya süresini,
• minimum kiralama dönemini,
• erken çıkış hükümlerini,
• peşin ödeme koşullarını

kendi teklif ve sözleşmesinden kontrol etmesi gerekir.

Çıkış Gününü Önceden Planlayın Özellikle çok sayıda eşyanın veya büyük mobilyaların bulunduğu depolama alanlarında çıkış sürecinin son güne bırakılmaması önerilir.

Çıkış öncesinde;

• taşıma aracının planlanması,
• nakliye firmasının organize edilmesi,
• gerekli taşıma ekipmanlarının belirlenmesi,
• eşyaların yeniden paketlenmesi,
• tesis erişim saatlerinin kontrol edilmesi

süreci kolaylaştırır.

1.

2.

3.

4.

Büyük hacimli ticari sevkiyat veya özel araç gerektiren çıkışlarda Ekoda ekibiyle önceden iletişim kurulması faydalı olabilir.

Tüm Eşyalarınızı Çıkarın Sözleşmenin sona ermesi için müşterinin kendisine ait tüm eşyaları depolama alanından çıkarması gerekir.

Depo içerisinde;

• kutu,
• ambalaj,
• raf,
• paketleme malzemesi,
• çöp,
• kırık veya kullanılmayan eşya,
• müşteriye ait başka herhangi bir malzeme

bırakılmamalıdır.

Müşterinin artık kullanmak istemediği eşyaları depolama alanında bırakarak alanı teslim etmesi uygun değildir.

Ekoda depolama tesisleri atık veya terk edilmiş eşya toplama alanı değildir.

Kendi Kilidinizi Çıkarın Kişisel depolama hizmetinde müşteri kendi asma kilidini kullanıyorsa çıkış sırasında bu kilidin çıkarılması gerekir.

Kilidin depolama alanı üzerinde kalması alanın tesliminin tamamlanmadığı şeklinde değerlendirilebilir.

Bu nedenle tüm eşyalar çıkarıldıktan sonra;

• alanın boş olduğunu kontrol edin, kendi kilidinizi çıkarın ve teslim işlemini Ekoda operasyon

birimiyle tamamlayın.

Depolama Alanını Temiz Teslim Edin Depolama alanının teslim sırasında makul ölçüde temiz olması gerekir.

Alan içerisinde müşterinin kullanımından kaynaklanan;

• çöp,
• paketleme atıkları,
• yiyecek veya organik atık,
• sıvı döküntüsü,
• kir veya benzeri kalıntılar

bırakılmamalıdır.

Olağan kullanım dışında temizlik veya onarım gerektiren bir durum bulunması halinde konu ilgili sözleşme koşulları kapsamında değerlendirilebilir.

Hasar Kontrolü Çıkış sırasında depolama alanının fiziksel durumu değerlendirilebilir.

Özellikle;

• kapı,
• duvarlar,
• kilit mekanizması,
• elektrik veya teknik sistemler,
• zemin,
• tesis ekipmanları
• üzerinde müşteri kullanımından kaynaklanan olağan dışı bir hasar bulunup bulunmadığı kontrol

edilebilir.

Normal kullanım sonucu oluşan durumlar ile müşterinin müdahalesi veya hatalı kullanımı nedeniyle oluşan hasarlar birbirinden farklı değerlendirilmelidir.

Hasar bulunması halinde uygulanacak süreç ilgili sözleşme ve yürürlükteki mevzuat doğrultusunda yürütülür.

Ortak Alanlardaki Eşyaları da Kontrol Edin Çıkış sırasında yalnızca depo alanının içinin değil, yükleme alanı veya koridorlarda müşteriye ait eşya kalıp kalmadığının da kontrol edilmesi önerilir.

Taşıma sırasında kullanılan;

• kutular,
• paletler,
• ambalaj malzemeleri,
• taşıma ekipmanları

ortak alanlarda bırakılmamalıdır.

Ortak alanların diğer müşteriler tarafından kullanılabilmesi için çıkış işlemi tamamlandığında alanın boş bırakılması gerekir.

Son Ödeme Kontrolü Teslim öncesinde müşterinin hesabında ödenmemiş bir hizmet bedeli bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

Bunlar hizmete göre;

• kira bedeli,
• ek hizmetler,
• sigorta,
• operasyonel hizmetler,
• ilgili sözleşmede öngörülmüş diğer tutarlar

olabilir.

Ekoda'nın mevcut erken çıkış uygulamasında, sözleşmenin başladığı tarih ile alanın teslim edildiği tarihe kadar olan döneme ilişkin kira borcunun bulunmaması iade hesaplamasında önem taşır.

Müşteri bir ödeme konusunda farklılık olduğunu düşünüyorsa çıkış işlemi tamamlanmadan önce Ekoda ile iletişim kurması önerilir.

Depozito Müşterinin hizmetinde depozito uygulanmışsa depozitonun çıkış sonrasında nasıl değerlendirileceği ilgili hizmet sözleşmesine göre belirlenir.

Depozito;

• varsa ödenmemiş bedeller,
• sözleşmeye göre müşterinin sorumluluğunda bulunan zararlar,
• diğer sözleşmesel yükümlülükler

dikkate alınarak değerlendirilebilir.

Depozitonun iade veya mahsup yöntemi için müşterinin kendi sözleşmesindeki hükümler esas alınır.

Web sitesindeki genel bilgilendirme, müşteriye özel depozito koşullarının yerine geçmez.

Peşin Ödeme İadesi Müşterinin önceden ödeme yaptığı fakat erken çıkış nedeniyle kullanmadığı bir dönem bulunuyorsa iade tutarı doğrudan kalan gün sayısına bakılarak hesaplanmayabilir.

Özellikle uzun dönem indirimi kullanılmışsa önce müşterinin gerçek kullanım süresi için geçerli standart fiyatın yeniden hesaplanması gerekebilir.

Bu hesaplama tamamlandıktan sonra varsa kalan bakiye iade edilir.

Müşterinin çıkış öncesinde tahmini iade tutarı hakkında operasyon biriminden bilgi istemesi önerilir.

Fatura ve Muhasebe İşlemleri Sözleşmenin sona ermesi halinde gerekli son fatura, mahsup, iade veya diğer muhasebe işlemleri yürürlükteki mevzuat ve müşterinin sözleşme koşulları doğrultusunda gerçekleştirilir.

Kurumsal müşterilerin;

• şirket unvanı,
• fatura bilgileri,
• banka bilgileri
• gibi bilgilerinde değişiklik bulunuyorsa iade veya son faturalandırma işleminden önce güncel bilgileri

paylaşması gerekebilir.

Eşya Bırakılarak Sözleşme Sonlandırılamaz Müşterinin yalnızca "sözleşmemi bitirmek istiyorum" şeklinde bildirim yapması, eşyalar halen depolama alanındaysa fiziksel teslim sürecinin tamamlandığı anlamına gelmez.

Depolama alanının teslim edilebilmesi için müşterinin kendisine ait eşyaları tamamen çıkarması gerekir.

Müşterinin eşyalarını çıkarmadığı durumlarda uygulanabilecek süreçler ilgili sözleşme ve yürürlükteki mevzuat kapsamında değerlendirilir.

• Başka Bir Kişi Benim Yerime Çıkış Yapabilir mi?

Müşteri, gerekli yetkilendirme koşullarının sağlanması halinde eşyalarının çıkarılması veya teslim işlemleri için başka bir kişiden destek alabilir.

Ancak sözleşmenin tarafı olan müşterinin yükümlülükleri devam eder.

Yetkilendirilecek kişinin tesis erişim kurallarına uygun şekilde tanımlanması ve gerekli olması halinde yetkisinin doğrulanması gerekir.

Sözleşmeye ilişkin resmi değişiklik veya mali işlemlerde Ekoda'nın sözleşme sahibinden ayrıca doğrulama istemesi mümkündür.

Şirket Adına Yapılan Sözleşmeler Kurumsal müşteri adına yapılan sözleşmelerde çıkış ve sonlandırma bildirimlerinin şirket adına işlem yapmaya yetkili kişi tarafından gerçekleştirilmesi gerekebilir.

Ekoda gerekli durumlarda yetki doğrulaması veya ilgili şirket belgelerini talep edebilir.

İade veya faturalandırma işlemleri de sözleşmede yer alan tüzel kişi bilgileri üzerinden yürütülür.

Ekoda Plus+ ve Özel Hizmetler Ekoda Plus+ gibi ofis ve depolama hizmetini birlikte içeren ürünlerde minimum sözleşme süresi ve ek kullanım koşulları standart kişisel depolama hizmetinden farklı olabilir.

Benzer şekilde;

• ticari depolama,
• araç depolama,
• tekne depolama,
• paylaşımlı depolama

gibi hizmet modellerinde de hizmete özgü sözleşme hükümleri bulunabilir.

Bu nedenle 3 günlük genel erken çıkış bildirim süresinin her özel hizmet sözleşmesinde aynı şekilde uygulanacağı varsayılmamalıdır.

Müşteriye özel imzalanmış sözleşme öncelikle kontrol edilmelidir.

Otomatik Yenilemeyi Önlemek İçin Depolama hizmetine devam etmek istemiyorsanız sözleşmenin bitiş tarihini beklemeden çıkış planınızı oluşturmanız önerilir.

Özellikle şu üç işlemi tamamlayın:

1. Yazılı çıkış bildiriminizi gönderin.

2. Eşyalarınızı sözleşme süresi dolmadan tamamen çıkarın.

3. Depolama alanını boş, temiz ve kilidi kaldırılmış şekilde teslim edin.

Yalnızca eşyaların çıkarılması veya yalnızca sözleşme süresinin sona ermesi, ilgili sözleşmenin gerektirdiği yazılı bildirim yapılmamışsa yenileme açısından yeterli olmayabilir.

Çıkış Öncesi Kontrol Listesi

Depolama hizmetinizi sonlandırmadan önce aşağıdaki noktaları kontrol etmeniz önerilir:

• Sözleşmenizin bitiş tarihini kontrol ettiniz mi?
• Erken çıkıyorsanız gerekli bildirim süresine uyuyor musunuz?
• [email protected] adresine yazılı bildirim yaptınız mı?
• Tüm eşyalarınızı depodan çıkardınız mı?
• Kendi kilidinizi çıkardınız mı?
• Depolama alanını temiz bıraktınız mı?
• Herhangi bir hasar bulunup bulunmadığını kontrol ettiniz mi?
• Ödenmemiş kira veya ek hizmet bedeliniz var mı?
• Peşin ödeme yaptıysanız iade hesaplamasını teyit ettiniz mi?

Uzun dönem indiriminden yararlandıysanız erken çıkışta fiyatın yeniden hesaplanacağını kontrol

• ettiniz mi?
• Varsa depozito işleminizin nasıl sonuçlanacağını teyit ettiniz mi?

Sözleşmenin Tamamlanması Çıkış işlemi yalnızca eşyaların tesisten çıkarılması olarak değerlendirilmemelidir.

Sağlıklı bir sözleşme kapanışı;

• yazılı bildirimin yapılması, eşyaların tamamen çıkarılması, alanın uygun şekilde teslim edilmesi,
• kilidin kaldırılması, varsa borç ve iade hesaplarının kontrol edilmesi ve gerekli muhasebe

işlemlerinin tamamlanmasıyla sonuçlanır.

Bu süreç tamamlandığında müşterinin depolama hizmeti düzenli ve kayıtlı şekilde sonlandırılmış olur.

İletişim

Sözleşme sonlandırma ve çıkış işlemleri için:

Ekoda Operasyon Birimi

Genel iletişim:

Kesin bildirim süresi, ödeme, iade, depozito ve diğer sonlandırma koşulları için müşterinin imzaladığı güncel sözleşme esas alınır.